Étude de cas · Courrier des entreprises domiciliées
On scanne. L'IA lit, résume et envoie.
Une enveloppe arrive le matin. Le client la reçoit le jour même dans sa boîte mail, avec un résumé de son contenu. Que le dirigeant soit sur place ou à l'autre bout du monde.
Avant
Tout dépendait de la présence du dirigeant.
- Ouvrir chaque enveloppe et retrouver à quelle société elle appartient.
- Scanner, renommer le fichier, le ranger dans le bon dossier.
- Écrire un e-mail au client et joindre le scan.
- Archiver l'original.
- Imprimer et coller les noms sur les boîtes aux lettres, les retirer à chaque résiliation.
- En déplacement, le courrier attendait. Les clients appelaient pour savoir s'ils avaient reçu quelque chose.
Ce qu'on a décidé
Ce qui reste humain. Ce qui tourne seul.
Ouvrir, scanner, ranger dans le bon casier.
Trancher, seulement quand l'IA ne trouve pas le destinataire.
Ce qui tourne aujourd'hui
Le parcours, étape par étape.
- 1Ouverture et scanHumain
Une personne passe quelques fois par semaine, ouvre et scanne. Aucune compétence technique nécessaire.
- 2Lecture par l'IAAutomatique
L'IA lit le courrier, identifie la société destinataire, l'expéditeur et le type : impôts, URSSAF, banque, recommandé…
- 3ClassementAutomatique
Le fichier est renommé et rangé dans le dossier du client.
- 4Exceptions seulementHumain
Si l'IA ne trouve pas le destinataire, le courrier apparaît sur un écran de contrôle et une personne tranche.
- 5Envoi avec résuméAutomatique
Le client reçoit son courrier par e-mail avec un résumé de son contenu.
- 6RangementHumain
L'original est rangé dans le bon casier.
- 7Écran des boîtes aux lettresAutomatique
Les noms des entreprises s'affichent dès l'activation et disparaissent à la résiliation.
- 8Suivi en temps réelAutomatique
Chaque courrier est tracé de son arrivée à son envoi. Rien ne se perd.
Le problème caché
Le nom absent de la boîte aux lettres.
Chaque nouvelle entreprise, c'était une étiquette imprimée et collée à la main. Chaque résiliation, une étiquette à retirer. Un oubli, et le facteur repartait avec le courrier d'un client.
Aujourd'hui, un écran affiche les noms des entreprises domiciliées. Le nom apparaît dès l'activation du dossier et disparaît à la résiliation. Plus aucune étiquette, plus aucun courrier perdu.
Résultats
Avant, aujourd'hui.
| Avant | Aujourd'hui | |
|---|---|---|
| Temps par courrier | ~3 à 4 min | ~30 s de scan |
| Temps total par mois | ~10 à 12 h, par le dirigeant | ~2 à 3 h, par une personne non qualifiée |
| Délai pour le client | 2 à 5 jours selon la présence | le jour du passage |
| Courrier pendant les déplacements | en attente | traité normalement |
| Intervention après le scan | sur chaque courrier | seulement en cas de doute |
| Noms sur les boîtes aux lettres | étiquettes à la main | écran mis à jour seul |
| Traçabilité | aucune | chaque courrier suivi et archivé |
« Avant, quand je partais, le courrier m'attendait. Aujourd'hui, quelqu'un passe et scanne, l'IA fait le reste : elle lit, elle trouve le destinataire et envoie le courrier avec un résumé. On n'intervient que quand elle a un doute. Mes clients savent ce qu'ils ont reçu le jour même, que je sois à Aix ou ailleurs. »