Étude de cas · Domiciliation d'entreprises
De la demande au client actif, sans ressaisie.
Souscription, vérifications réglementaires, paiement, contrat, signature, facturation, relances, déclarations. Toute la chaîne tourne seule. Il ne reste qu'une décision humaine : accepter le client.
Avant
Chaque nouveau client, c'était un dossier à porter à la main.
- Les pièces arrivaient par e-mail, souvent incomplètes.
- La carte d'identité était recopiée à la main.
- Le contrat était rédigé dossier par dossier, puis envoyé pour signature.
- Les vérifications réglementaires se faisaient quand on avait le temps.
- La facture était créée à part, les paiements pointés un par un sur le relevé.
- Les impayés étaient relancés de mémoire.
- Il fallait penser à envoyer aux impôts la liste des entreprises domiciliées.
- Le nom de chaque entreprise était imprimé et collé sur les boîtes aux lettres.
Ce qu'on a décidé
Ce qui reste humain. Ce qui tourne seul.
Valider un dossier après relecture. C'est la seule décision qui reste humaine.
Ce qui tourne aujourd'hui
Le parcours, étape par étape.
- 1Souscription en ligneAutomatique
Le client remplit un formulaire guidé. Son dossier se crée seul.
- 2Vérifications automatiquesAutomatique
L'IA lit les pièces (identité, domicile, Kbis) puis interroge les sources officielles : historique du dirigeant, BODACC, gel des avoirs, personnes politiquement exposées. Un score et un rapport sont archivés.
- 3ValidationHumain
Une collaboratrice relit le rapport et valide le dossier.
- 4PaiementAutomatique
Par carte bancaire ou par mandat de prélèvement SEPA.
- 5Facture, contrat, signatureAutomatique
Le paiement déclenche tout : facture, contrat, signature électronique, dossier archivé.
- 6Détection de l'immatriculationAutomatique
Pour une entreprise en création, un service surveille les registres officiels et détecte le Kbis.
- 7ActivationAutomatique
Le compte s'active, le nom s'affiche sur l'écran des boîtes aux lettres, la facturation démarre.
- 8Vie du contratAutomatique
Prélèvements mensuels, rapprochement des paiements, relances des impayés, déclarations aux impôts. À la résiliation, tout se défait de la même façon.
- 9Retour vers le marketingAutomatique
Chaque étape (contact, dossier qualifié, contrat signé) remonte dans Google Ads avec sa valeur. La publicité apprend à trouver des clients qui signent.
Le problème caché
Le Kbis qui n'arrivait jamais.
Le contrat est signé pendant la création de l'entreprise. Ensuite, on attend le Kbis. Un client sur cinq oubliait de l'envoyer. Sa facturation ne démarrait pas, et son nom n'était pas affiché : le facteur pouvait repartir avec son courrier.
Aujourd'hui, un service surveille les registres officiels. Dès l'immatriculation, le dossier s'active, le nom s'affiche et la facturation démarre. Plus aucun client domicilié gratuitement.
Résultats
Avant, aujourd'hui.
| Avant | Aujourd'hui | |
|---|---|---|
| Temps humain par dossier | ~1 h 30, sur plusieurs jours | ~10 min de relecture |
| Délai pour le client | 2 à 4 jours | le jour même |
| Pointage des paiements | ~4 h par mois | automatique |
| Retards de paiement | relancés de mémoire | prélèvement et relance automatiques |
| Vérifications réglementaires | partielles, au cas par cas | 4 sources, 100 % des dossiers, archivées |
| Clients non facturés faute de Kbis | 1 création sur 5 | 0 |
| Déclaration aux impôts | à ne pas oublier | automatique |
« Un dossier de domiciliation me prenait une heure et demie, étalée sur plusieurs jours. Aujourd'hui, on relit dix minutes et on valide, le reste se fait seul. Le client signe le jour même, et chaque dossier passe des vérifications que je n'avais pas le temps de faire. J'ai gagné du temps, mais surtout j'ai sécurisé mon activité. »